I rapportini di carta che in ufficio ricopiate la sera

Il tecnico scrive il rapportino sul blocchetto con la copia carbone, lo fa firmare al cliente e la sera lo porta in ufficio insieme a quelli della giornata, e chi sta in ufficio li ricopia uno per uno sul gestionale o sull'agenda prima di andare a casa. Quando i tecnici rientrano tardi non si fa in tempo, e il mucchio resta lì per il giorno dopo.

Il tablet o il telefono magari li avete già provati, e dopo due settimane i tecnici sono tornati al blocchetto, perché l'app chiedeva venti campi e in cantiere, con il cliente che aspetta, nessuno si mette a riempirli. Il rapportino sul telefono funziona solo se costa meno fatica della carta, quindi la scheda nuova si costruisce partendo dal blocchetto che usate oggi.

Perché i tecnici non mollano il blocchetto

I tecnici il blocchetto non lo mollano perché lo apri e scrivi, anche dove il telefono non prende, e mentre il cliente va a prendere la penna il rapportino è già scritto.

Il guaio, ed è quello che vedo più spesso nelle aziende con i tecnici in giro, è che in ufficio il blocchetto ci arriva solo la sera, o il venerdì se il tecnico è stato fuori tutta la settimana, e l'intervento entra nel gestionale solo quando qualcuno lo ricopia. Così la prossima manutenzione resta scritta in un angolo del foglio, la fattura parte quando qualcuno se ne ricorda, e se il cliente ti chiama per sapere quando è stato fatto l'ultimo intervento lo devi andare a cercare nel raccoglitore.

La scheda nuova si costruisce sul blocchetto

Si parte da un rapportino vero, compilato da uno dei vostri tecnici, e si guarda cosa c'è scritto: il cliente, l'indirizzo, l'impianto, il lavoro fatto, i materiali, le ore e la firma. Il cliente, l'indirizzo e l'impianto il programma li conosce già, perché l'intervento parte da una richiesta registrata in ufficio, e la data la mette il telefono, così al tecnico resta da scrivere solo il lavoro fatto e i materiali.

I ricambi che monta più spesso li sceglie da un elenco. La firma il cliente la fa con il dito sullo schermo e la copia gli arriva per email.

I campi restano nell'ordine del blocchetto, in modo che il tecnico li trovi dove li cercava già. Si comincia con un tecnico solo, quello più pratico col telefono, e quando lui il blocchetto non lo usa più si passa agli altri.

Cosa arriva in ufficio

Nella dimostrazione del gestionale interventi si vede cosa succede quando il tecnico chiude la scheda: il rapportino arriva subito in ufficio, firmato e collegato al cliente, e se il tecnico sta dove il telefono non prende la scheda parte da sola appena torna la linea.

Insieme al rapportino arriva la data della prossima manutenzione, calcolata sulla periodicità che decidete voi per ogni impianto, e la fattura la fate nel programma che usate già, perché il collegamento fra i due programmi lo scrivo io. Così la sera in ufficio non si ricopia più niente.

Se da voi i rapportini sono ancora di carta, mandatemi su WhatsApp la foto di uno compilato e scrivetemi quanti tecnici avete, e vi dico quali campi un programma fatto su misura per voi può riempire da solo.