In un'azienda il lavoro di ufficio e quello tecnico si distinguono sempre e seguono due flussi orari diversi, così quando un tecnico finisce il suo orario consegna in ufficio la documentazione di chiusura degli interventi, e l'ufficio completa la sua parte ricopiando l'intervento a mano sul suo gestionale o sulla sua agenda per non perdere traccia, ma non sempre ci riesce in tempo. Il lavoro si accumula al giorno dopo e spesso ci si dimentica di farlo.
Fin quando gli interventi sono pochi si riesce a tenere traccia quasi sempre di tutto, ma quando sono molti di più? Si perdono le tracce, si dimenticano le scadenze, non si fattura il lavoro in tempo, poi il cliente ti chiede un'informazione su una scadenza e ti rendi conto che era passata da un mese, perché la traccia di quel lavoro si era persa nel tempo.
La scheda che il tecnico compila davvero
Si apre la scheda intervento, e dal lato del tecnico è una scheda pratica, poco invasiva, con i campi già compilati quasi sempre, in modo che il tecnico, anche quello poco pratico, chiuda la scheda intervento in pochi passaggi semplici. Se compilarla è complicato non la compila nessuno, e allora tutto il resto non serve.
Il rapporto arriva in ufficio da solo
Il rapporto arriva in ufficio nello stesso istante in cui l'intervento si chiude, o poco dopo se il tecnico stava dove il telefono non prende, l'ufficio viene avvisato, il gestionale riconosce l'intervento e lo collega al cliente che ne aveva fatto richiesta, e la scheda del cliente si completa da sola con l'intervento fatto e con la prossima manutenzione programmata, in modo che la traccia non dipenda più da chi la ricopia.
Il tecnico fa firmare il rapporto di chiusura direttamente sul tablet prima di chiudere la scheda, così in ufficio arriva tutto firmato e completato e non resta un secondo passaggio dove qualcosa si perde. L'ufficio può emettere la fattura in contemporanea, oppure il gestionale si sincronizza da solo con il programma di fatturazione che l'azienda usa già, e al cliente parte il PDF di riepilogo via email con la fattura collegata.
Le scadenze le propone il programma, le corregge chi fa il mestiere
Le scadenze le gestisce il gestionale e le propone all'ufficio quando la scheda si chiude, poi le corregge chi fa il mestiere, perché le periodicità cambiano con il tipo di impianto e con il posto dove sta. Qualche giorno prima della scadenza il promemoria arriva in ufficio in modo che si possa avviare l'iter per l'appuntamento, e un promemoria si può mandare anche al cliente, per informarlo che il tecnico lo chiamerà.
Se lo volete vedere funzionare
Il prototipo gira sul mio computer e non l'ho costruito per un cliente, e per voi è il vantaggio, perché quando si parte si parte da come lavorate voi: i campi della scheda, i tempi delle scadenze e il programma di fatturazione a cui agganciarsi cambiano da azienda ad azienda, e vanno visti sui vostri.
Scrivetemi quanti tecnici avete e come chiudete gli interventi oggi, e vi rispondo dicendovi quali di questi pezzi vi servono e quali no, perché non è detto che vi servano tutti, e se volete vederlo funzionare ve lo faccio vedere in mezz'ora. Il primo passo è una chiacchierata, da lì escono delle fasi, ognuna con un obiettivo e un prezzo, e se poi non vi serve niente va bene lo stesso.