Chi è l'amministratore di sistema del vostro ufficio?

Chi vi segue la privacy vi ha chiesto il nome del vostro amministratore di sistema, e in ufficio nessuno lo sa, perché i computer li ha installati il tecnico che chiamate quando qualcosa si rompe, il server l'ha messo un altro anni fa e la password del NAS ce l'ha il collaboratore più pratico.

Per il Garante della privacy il tecnico che chiamate una volta per un guasto non è amministratore di sistema, lo è chi i computer li segue tutto l'anno e ne ha le password, quindi in un ufficio piccolo l'amministratore di sistema quasi sempre c'è già, ed è il vostro tecnico, solo che nessuno gli ha mai scritto la nomina.

Cosa chiede il Garante della privacy?

Il Garante le regole le ha scritte in un provvedimento del 2008, che applica ancora oggi, e chiede quattro cose, cioè la nomina scritta di ogni amministratore, con quello che può fare, l'elenco dei loro nomi tenuto aggiornato, la registrazione di ogni volta che un amministratore entra nei computer e nel server, conservata per almeno sei mesi in modo che nessuno la possa cambiare, e almeno una volta l'anno un controllo su quello che gli amministratori hanno fatto.

A gennaio 2025 il Garante ha sanzionato un'azienda di Milano anche perché i suoi tecnici entravano nei computer tutti con lo stesso nome e la stessa password, e l'elenco degli amministratori non lo teneva nessuno. Se il tecnico lavora per una ditta, nell'elenco vanno i nomi delle persone che entrano davvero nei vostri computer, e alla ditta quei nomi li chiedete voi.

Serve anche in un ufficio piccolo?

Sì, anche con tre computer, perché il Garante lascia fuori solo i dati che servono all'amministrazione e alla contabilità dell'ufficio, come gli acquisti o le auto aziendali, e nei computer di uno studio, o di un'azienda che lavora coi dati dei clienti, ci sono soprattutto le pratiche dei clienti.

Se invece i computer li segue solo il titolare, e le password le ha solo lui, il Garante non chiede né la registrazione degli accessi né il controllo una volta l'anno. E quando la registrazione serve, in un ufficio piccolo di solito la possono fare i computer e il server che avete già, impostati in modo che ogni accesso resti scritto per sei mesi e nessuno lo possa cancellare.

Cosa succede quando cambiate tecnico?

Quando un tecnico smette di seguirvi, il suo nome va tolto dall'elenco e le password che aveva vanno cambiate tutte, cioè quelle del server, del NAS, del modem e dei programmi con cui entrava da remoto, perché finché restano quelle lui nel vostro server ci può ancora entrare.

Chi può fare l'amministratore di sistema?

Lo può fare chi in ufficio i computer li sa gestire, oppure un tecnico esterno, e il Garante chiede di sceglierlo fra chi ha l'esperienza e l'affidabilità per farlo. Se i computer ve li seguo io con l'assistenza informatica, l'amministratore di sistema posso farlo io, con un prezzo separato dal canone.